今月のTips

感謝をかたちに、サンクスレター

2008-12-10T09:51:22Z

　先日、休日の朝早くに実家の母親から電話がかかってきました。　「会社からのお手紙が届いたよ」　　「会社からのお手紙」とは、ソフィアのメンバーを日頃支えてくれている家族や友人に、感謝の気持ちを込めて贈るサンクスレターのこと。 2008年版のコンテンツは；・「元気集団ソフィアについて」（会社の紹介）・ソフィアの仲間たち（メンバー紹介と仕事への想い）・ソフィアひろば（2008年のニュース）・ 2008年の○○ （メンバーごとにまとめた2008年の仕事内容）・一緒に働く仲間からのひとこと（寄せ書き）これに返信用の「応援コメント」シートがセットになっています。　普段、何となくは話していても、なかなかじっくりと伝えられなかった自分自身の仕事のこと。離れて暮らす両親は、口には出していなかったものの、気にかけていてくれたようで、サンクスレターを隅々まで読み、あれこれと質問をしてくれました。その様子は、学級通信を前に言葉を交わした小学生の頃の私と母の関係のまま。と感じていたのは、私だけだったようで、「すごいねぇ。ちゃんと大人になってお仕事してるのね」と母。少し照れくさい感じはしましたが、日常で忘れかけていたすごく大切なことに気づかされた瞬間でもありました。　「いつも、どうもありがとう」　サンクスレターを受け取った家族や友人には応援コメントの返信をお願いしています。近い存在であればあるほど、なかなか言葉にして伝えることができていない感謝の気持ち。私たちが会社にいる時間を充実したものにできているのは、家族や友人たちの仕事に対する理解や、温かい励まし、力添えのおかげ。サンクスレターはそんな気持ちを伝え合うきっかけとなっています。　仕事のことを理解してもらえるように説明するのは難しいことですが、私たちは、サンクスレターを製作する際、たとえば自分の子どもたち、おばあちゃんの顔を思い浮かべながら、どう伝えればわかってもらえそうかを考えながら文章を作成し、写真を添えました。　家族は自分の仕事に興味なんかない、というのは思い込みかもしれません。まずは私たちのほうから、心のベクトルをむけ、感謝の気持ちをかたちにして伝えてみませんか？ ※ソフィア文化　http://www.sofia-inc.com/style/culture.html

アンオフィシャルな情報共有に、Wikiを活用！

2008-11-14T06:36:25Z

以前、このTipsでもご紹介したとおり、ソフィアにはSummaring（著書要約の共有）、社内大学（業務に関わらず社員の得意分野の講義を実施）、ネタ箱（気になる記事やサイトの共有ボックス）など、情報共有、ナレッジシェアの仕組みがたくさんあります。　それぞれに、利用方法は異なりますが、つい3ヶ月前に新たに導入したのが、「Sofia Wiki」です。　きっかけは中途入社の社員の何気ない一言。　今年の夏合宿で次のようなことがありました。2泊3日の合宿ともなると社員同士が接する時間が長いので、自然とソフィアの昔話でも盛り上がります。　「ソフィアのメンバーはとても仲がよくてお互いのことを良く知っているが、途中参加だと話についていけないことがある・・・」　確かに、私たちソフィアは小さな会社で、一人ひとりがお互いを深く理解しつくしていることが、大きな強みとなっています。そのお互いを知りたいという気持ちは、業務における個々人の強み、弱みといったところから始まり、その源泉となっている個人の本質にまで及びます。そういったお互いを熟知し合うという仲のよさが、いつの間にか中途入社の人には、大きな壁になってしまっていたのです。　そこで、思ったこと、知りたいこと、気付いたこと、何でもみんなで共有できるツールとして、「Sofia Wiki」が誕生しました。今、Wikiにあるコーナーは、・ソフィアのお客様（お客さまのエピソードや豆知識で、いつでもお客様を身近に！）・ソフィア語録（メンバーのあだ名やソフィア用語を調べよう！登録はいつでも可能）・迷言集（メンバーの迷言を聞いたら、笑う前に登録！）・伝説（メンバーにまつわる伝説）・書評（オススメ書籍の紹介）・シネマ評論（シネマ部による評論コーナー）・おやじギャグ（おやじギャグ愛好家による厳選おやじギャグコーナー）・ソフィア流ホスピタリティ（お客様に喜ばれた経験をみなで共有）の8つ。中を覗くと、例えば、迷言集。　○○さんの迷言「いただいたお電話でしょうがないのですが・・・」　ついつい、電話で間違えて言ってしまったあの一言が気付かぬうちに登録されてしまうのです。　それも、全部笑って話の種にできるのがソフィア流。　簡単にコンテンツを増やすことができるのが、Wikiの特徴。チーム内、部内、会社内、いろいろと情報共有の場はあると思いますが、堅苦しいものばかりでつまらない！なんて時は是非やってみてくださいね。

自分たちのスタイルを貫いているのは誰だ！？

2008-10-17T06:05:42Z

「人と会社を元気にします」そのために、「元気な集団であり続けます」「一人ひとりの潜在力を引き出します」「人と人とのつながりを拡げます」　これはソフィアが最も大切にしている「私たちの在り方」。また、仕事をする上での心構えやこだわりを明文化した「ワークスタイル※1」なんていうのもあります。どれもこれも、私たちが働く上でよりどころにしているものばかりです。会社のビジョンや行動指針は、掲げるだけでなく実現するもの。「私たちの在り方」や「ワークスタイル」が、ちゃんと自分たちの行動につなげられているか確認し、最もソフィアらしい行動を取った人を称えるために、半期に一度、社員投票と表彰を行っています。例えば、「元気で賞」・・・「元気」を体現し、みんなを元気にした人「成長したで賞」・・・自分の潜在力を開花させた人「引き出しましたで賞」・・・人の潜在力を開花させた人「つなげたで賞」・・・人と人、人と仕事、人と世界など価値あるつながりを創造した人「枠超えたで賞」・・・従来の枠を超え、イノベーティブな提案や仕事をした人「こだわりで賞」・・・納品物、仕事の進め方、段取りなど、とにかくこだわりがあった人といった具合です。　投票時には必ずコメントが添えられます。「人を成長させようとするのではなく、一生懸命仕事をする姿に皆が共感し、○○さんに負けまいとすることで周囲のメンバーが自然と成長しました。わたしもその1人です。『引き出しましたで賞』に一票」「先輩の意見にしっかりと耳を傾け、ひとつずつ自分のものにしていると思います。そんなまっすぐな○○さん、成長したで賞でしょう！」発表時には予想外の受賞に号泣する社員も多数… 　ポイントは社員全員からの投票であることと、その人の仕事への姿勢やスタイルを褒めるということ。仕事の成果を褒められることは多いでしょうが、姿勢やスタイルを褒められるということはなかなかないものです。自分のやり方を周りのメンバーが見てくれている、認められているということを実感し、「これでいいんだ」という安心感を得られのは大きな意味のあることだと思います。　この表彰制度にはもうひとつの効果があります。投票をすることで他のメンバーに対する関心が高まるのです。「○○さんはあの仕事にはめちゃくちゃこだわっているな。○○さんのこだわりに応えるアウトプットをださなきゃ」とか、「○○さんはいつもより少し元気がないみたいだけど、お客さまに対してはいつもどおりに振る舞っているな。今日は○○さんになるべく負担をかけないように、私がお客さまに元気を広める役を務めよう」など、細かいところまで気付くように。その結果、コミュニケーションの「のりしろ」が増え、みんなの意識が高まっていきます。そしてチーム力の向上につながるのです。　営業部門の売上評価など、チームの業務内容をもとに目標を立て、その目標に対する評価を行っているところは多いでしょう。しかし、自分たちが大切にしている「在り方」や「スタイル」が実現できているかどうか振り返ることも必要ではないでしょうか。　　みなさんのチーム（部署）ではどのようなことを大切にしていますか？　その大切なスタイルを貫いたメンバーは誰ですか？　チームメートのさまざまな行動が頭に浮かんだのではないでしょうか。 ※１　ワークスタイル：http://www.sofia-inc.com/style/index.html

皆で集めたネタのタネ　皆で水やり、アイデアの木に

2008-09-24T13:47:30Z

とある企画会議。アイデアが出ずにみんな黙りっぱなし…、ってよくある風景ですよね。しかし、ソフィアではそんなことめったにありません！　ポイントは事前準備と情報共有にあります。そもそもアイデアなんて自分の経験からしか出てこないもの。しかし、人が自分で経験できることは限られています。だから、本を読んだり、人から聞いたりして経験を共有・体感し自分のものとしていきます。5月号のメルマガでお伝えした「Summaring！」（サマリング）もその方法の一つです。自分が読んだ本のポイントを要約して皆のナレッジにすることで、少ない時間でいろいろな経験を共有できるのです。　ソフィアではもう一つアイデアのネタを皆で共有する仕組みがあります。その名も「ネタ箱」（そのまんまですけど・・・）。雑誌の切り抜き、新聞の切り抜き、Ｗｅｂサイトのプリントアウト、本のコピー。目に付いたものをどんどん箱に入れる簡単なものです。ただし、全員が守るルールがあります。１．少しでも気になったことはとにかく入れる →　普段から情報収集のアンテナが高くなります。２．気になったところは自分でマーキング →　他のメンバーがその記事のポイントを理解しやすくなりますし、時間短縮にもなります。３．カテゴライズはしっかりと →　私たちのチームは、社内コミュニケーションのお手伝いをしているということもあり、「企業文化」「リーダーシップ」「教育研修・制度」「マーケティング・ＣＳ」「イノベーション」の5カテゴリーに分けて記事を分類しています。商品企画、コンサルティング、Ｗｅｂのチームなどそのチームごとにテーマ＆カテゴリーを決めるといいですね。４．読んだ人は自分の意見・プラス情報をポストイットでプラス →　一つの情報がより付加価値の高い情報となります。５．企画会議の前に全員が関連カテゴリーに目を通す →　共有言語で話すことができます。　このように、一つの箱と五つのルールで、「こないだ雑誌にあった○○という記事、あんな感じがいいんだよねー」「あー、あれおもしろかったですよね。私もそれに似ている記事がないかなーと思って、新聞を読んでいたら、こんな記事見つけました。」「いいねー。二つのいいところ（要素）を掛け合わせるといい企画ができるぞ！」と、企画アイデアが活性化していくのです。　用意するのはたった一つの箱だけです。だんまり会議はもうまっぴら…、同じようなアイデアしかでてこない…と悩んでいる方は、是非試してみてください。

社員のメタボ対策に「万歩計ダービー」

2008-08-28T22:50:00Z

ソフィアでは、まず社員が元気で健康でなければならないとの考えから、メタボ対策として歩くことを奨励し、昨秋から今春にかけて社員による「万歩計ダービー」を開催しました。1日1万歩を目標に、どうせやるなら楽しくおかしく、まずは行動に移して体験してみようという考えからです。　メタボリック症候群と診断された社員は症状に改善が見られるまで出場必須とし、メタボ予備軍も含めた他の社員は一カ月交代で出馬します。毎日、万歩計で歩数を記録して壁に貼られた出馬表に記入、一カ月間の合計歩数を競います。ダービーに参加しない社員も出馬表をもとに順位を予想、全員参加でレースを盛り上げます。　いざ、レースを開始してみると、普段の家と会社の往復ではなかなか1万歩には達しません。タクシーに乗らずに歩いたり、通勤で一駅分余計に歩いたり、週末に一気に何時間も歩く人もいました。負けず嫌いが多いからか、一日ごとに順位が入れ替わって集計締切日にはデッドヒート、直前まで歩き回る姿も見られました。　優勝者と予想的中者には、会社が慈善団体などに募金する「サンクスコイン」10枚を進呈。四半期ごとに、最も多くのコインを獲得した社員が寄付先を選ぶやり方で、ＣＳＲにもつながっています。　健康管理を後押しするために始めた万歩計ダービーそのものは、3月で役目を終えましたが、歩くことの楽しさ、気軽さを実感したメタボ予備軍の社員は、いまだに万歩計をつけて歩き、健康管理に気をつけています。皆さまの会社でも試してみてはいかがでしょうか。

社員が成長する社内大学

2008-07-28T11:37:10Z

　ソフィアでは、創業時からアフター７やランチタイムを活用して、社員が持ち回りで自分の得意分野に関する講義やワークショップを行い、社員のビジネススキルや教養を深めています。

　取り上げられるテーマは、「相手との信頼を築くには」という人間力の向上につながるものや、「プロジェクトデザイン講座」のように翌日から業務で実践できるもの、「乗ってみたくなる！はず・・・　初めてのヨット講座」のように趣味の幅を広めるものなど、さまざまです。講師の中には、会社としての人財育成を強く意識して、実務における直近の課題に関連したテーマを取り上げる人もいます。

　講師は業務のすきま時間や業務外時間に準備している上、同じ職場の仲間が自身の経験を交えながら熱く語ることもあり、参加者は感謝の気持ちをもって真剣かつ温かい眼差しで耳を傾けています。講師の話がきっかけで、参加者の価値観やライフスタイルが変わるようなこともあるようです。テーマに興味・関心をもった経緯や経験談などを通じて、講師となる社員のバックグラウンドや人柄を知ることができるため、社内コミュニケーション活性化の施策としても有効です。

　社内大学の参加者は原則当社の社員ですが、毎回15～20人程度集まるため、ちょっとしたセミナーと変わりありません。準備不足であれば愛のある野次が飛び、目から鱗の発見や気づきがあれば拍手喝采。他の社員のプレゼンを見ることで学ぶこともできれば、自ら試行錯誤してプレゼンすることで参加者を魅了する方法について体得することもできます。つまり、社内大学というシステムそのものがプレゼン研修の場としても機能しています。

Summaring！で気をつけること

2008-06-26T06:23:39Z

Summaring！は、完璧なナレッジシェアではありません。

　Summaring！は、大変シンプルでコストをかけることなく実現できるナレッジシェアですが、いくつか気をつけなければならないこともあります。

Summaring！に不向きな本もある

　小説や伝記、自叙伝など、心で読む本はSummaring!に不向きです。このような本は、文章を読みながらそのシーンを頭で創造して読むことが醍醐味であり、要約してしまうと行間に詰まっているメッセージやストーリーを味わえなくなってしまいます。（書評等を書く場合は別です）Summaring！を始めるにあたっては、その本が要約に値するかどうか事前に検討するように心がけましょう。

読者によるバイアスがかかる

　読者の知識や経験、チーム内における読者の役割（マネージャー・リーダー・メンバー）等によって、本のどの部分を「重要」と捉えるかが変わってきます。要旨を読む際は、要約者の立場や考え方をある程度念頭において読むことも必要です。要旨を作ることに慣れてきたら、要約者はチーム内での課題やメンバーの能力に合わせて要約内容の詳しさや深さを調整してみましょう。

要約者のレベルによってアウトプットが変わる

　文章力や要約力には個人差があります。文才がある方はプロのライターや作家のような立派な要旨を作ると思いますが、すべての人がハイ・クオリティなものを作る必要はありません。文章を書くことが苦手な方は、まず重要だと思うキーワードやノウハウを抽出して、箇条書きでまとめてみましょう。そのような資料でも、ナレッジシェアは十分可能です。

要旨作成に時間とエネルギーを要する

　要旨はA4サイズ1～2枚にまとめる程度で構いません。極端な話、要約せず、アンダーラインを引いた本を回覧するだけでも十分なこともあります。「時間と手間がかかるからやめておこう。」ではなく、「どうすれば簡単にできるか？」という視点で創意工夫してみてください。

「やっぱりSummaring！する時間なんてない！」という方へ

　今までの内容を読まれた方の中には、「やっぱりSummaring！する時間なんてない！」って思った方が結構いると思います。もし、「Summaring！は遠慮しておくけど、読書によりナレッジシェアを実践してみたい」ということであれば、ビジネス書の書評を配信しているメールマガジンやブログを活用する方法もあります。参考になりそうなメールマガジンやブログをピックアップし、そのURLとコメントをチーム内にメールで知らせるだけです。Summary！のような密なナレッジシェアにはなりませんが、きっとチームの潜在力を高めるきっかけになってくれることでしょう。

「Summaring！」（サマリング）

2008-05-29T06:56:58Z

読書を組織のナレッジシェアに生かそう！

　ソフィアでは、多くの社員がさまざまな分野の本を読み漁っています。特にビジネス書は、著者が長年に渡って培ってきた経験やノウハウがぎっしり詰まっていることもあり、よく読まれています。しばしば経験することですが、本を読むことで読者が潜在的に意識していたことを自分の言葉で表現できるようになることがあります。読後のコミュニケーションを上手に活用すれば、組織の潜在的なナレッジを顕在化することも可能だとソフィアでは考えています。
　そこで今回は、読後のコミュニケーションによるナレッジシェアを実現するソフィア独自の取り組みをご紹介します！

「Summaring！」とは?

「Summaring！」とは、「Summary」と「Ring」を組み合わせた造語です。つまり、本を読んだ人が要旨を作り、チーム内で回覧するという大変シンプルなものです。
　閲覧したメンバーが疑問や意見、感想などの「コメント」をじかに書き込み、回答のやりとりをすることで新たなコミュニケーションが生まれています。コメントは本を読んで要旨を作成する人のモチベーションを高めるとともに、チームメンバー同士の理解を深める役割を担っているようです。「要旨だけじゃ物足りない！」という方には、重要だと思ったところにアンダーラインを引いた本を一緒に渡しています。アンダーラインを引いた部分の前後の段落が、要旨の理解の助けになることがあるからです。

　Summaring！は、大変シンプルでコストをかけることなくできる取り組みですが、いくつか気をつけなければならないこともあります。

　次回は、Summaring！にあたって私たちが注意していることをご紹介します。